Logo systemu   Zmień kontrast
Zmień wersję kolorystyczną na normalnąZmień wersję kolorystyczną na kontrastową czarno-białąZmień wersję kolorystyczną na kontrastową  biało-czarną  
       

Logo_eurzedu

Instrukcja obsługi systemu e-Urząd


Spis treści:

1. Wstęp

1.1. Słownik pojęć

1.2. Wymagania podstawowe

1.3. Interfejs użytkownika

2. Elektroniczna Skrzynka Podawcza

2.1. Rejestracja skrzynki, utworzenie konta interesanta w systemie e-Urząd

2.2. Aktywacja skrzynki

2.3. Logowanie do Elektronicznej Skrzynki Podawczej

2.4. Logowanie przez certyfikat

2.5. Wylogowanie

2.6. Odzyskanie / zmiana hasła

2.7. Konto – dane użytkownika

2.8. Obsługa skrzynki

3. Składanie wniosku w systemie e-Urząd

3.1. Krok 1 - Wyszukanie usługi i urzędu (jednostki)

3.2. Krok 2 - Podpisanie i wysyłanie dokumentów do urzędu

3.3. Krok 3 - Szczegóły przesłanych dokumentów

3.4. Wysyłanie formularzy z poziomu Skrzynki Roboczej


1. Wstęp

Niniejszy dokumnet stanowi instrukcję obsługi systemu eUrząd dla interesanta. Opisuje on funkcjonalność Zakładania konta, Logowania, Katalogu Usług, Elektronicznej Skrzynki Podawczej.

Zakładania konta, Logowania, Katalogu Usług, Elektronicznej Skrzynki Podawczej.

1.1. Słownik pojęć

Pojęcie

Definicja

Login, konto

Unikalna nazwa użytkownika w skali całego systemu używana w celu jednoznacznego określenia tożsamości użytkownika

Platforma ePUAP

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną, za pomocą której jednostki administracji publicznej oraz instytucje publiczne mogą świadczyć swoje usługi drogą elektroniczną. Platforma udostępnia im infrastrukturę technologiczną służącą do tego celu. Jest to system informatyczny, dzięki któremu obywatele mogą załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem Internetu, natomiast przedstawiciele podmiotów publicznych – bezpłatnie udostępniać swoje usługi w postaci elektronicznej.

Skrzynka podawcza ePUAP

Komponent realizujący funkcjonalność zgodną z założeniami Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne w zakresie elektronicznej skrzynki podawczej. Zapewnia interfejs i usługi sieciowe, umożliwiające odbieranie dokumentów dostarczanych do danego partnera Projektu. Skrzynka znajduje się na serwerach systemu ePUAP.

Skrzynka podawcza RSU

Komponent realizujący funkcjonalność zgodną z założeniami Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne w zakresie elektronicznej skrzynki podawczej. Zapewnia interfejs i usługi sieciowe, umożliwiające odbieranie dokumentów dostarczanych do danego partnera Projektu, a także umożliwiające przesyłanie dokumentów pomiędzy poszczególnymi partnerami Projektu.

Skrzynka interesanta ePUAP

Funkcjonalność ePUAP umożliwiająca poszczególnym interesantom na śledzenie korespondencji przez nich realizowanej w kontaktach z jednostkami posiadającymi konto w systemie ePUAP. Umożliwia, między innymi podgląd pism i wniosków wysłanych przez interesanta, podgląd pism wysłanych przez poszczególne jednostki samorządu terytorialnego, a także podgląd stanu płatności (w tym elektronicznych) dla poszczególnych spraw.

MSWiA

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Broker

Aplikacja integrująca system ePUAP z systemem RSU oraz systemami zewnętrznymi

Status

W zależności od zawartości danych w systemie zostały określone statusy:

A – Aktualny

N – Nowy

X – Anulowany

H - Historyczny

O – Oczekuje

Z – Zrealizowany

U – W urzędzie

UPD

UPD - Urzędowe Poświadczenie Doręczenia jest to dokument XML wydawany przez adresata i opatrzony bezpiecznym podpisem potwierdzający odebranie pisma, wezwania lub decyzji (także e-paczki). Aby przeczytać takie pismo, trzeba najpierw podpisać UPD podpisem kwalifikowanym. Po podpisaniu UPD zostanie otwarty dokument elektroniczny otrzymany z urzędu.

EPO

EPO – Elektroniczne Poświadczenie Opłaty. Dokument XML o ustalonej strukturze, w którym uprawniona strona (Instytucja Finansowa) poświadcza fakt przyjęcia wpłaty określonej kwoty, na określony rachunek, z określonym tytułem. Informacje w EPO poświadczone są podpisem cyfrowym wystawcy.

1.2. Wymagania podstawowe

W rozdziale zostały przedstawione wymagania podstawowe dotyczące korzystania z funkcjonalności systemu eUrząd.

System operacyjny:

  • Windows XP, Vista, 7

Przeglądarka internetowa:

  • Internet Explorer w wersji 8.0, 9.0 (32 bity)
  • Mozilla Firefox w wersji 3.xx, 4.0, 5.0
  • Opera w wersji 11.50
  • Google Chrome w wersji: 10.0, 11.0, 12.0
  • Włączony JavaScript w przeglądarce

Odpowiednie ustawienia przeglądarki pozwalające na instalowanie komponentów służących do uwierzytelnienia przy pomocy certyfikatu.

1.3. Interfejs użytkownika

Nagłówek
Nagłówek składa się z logo Samorządu Województwa Mazowieckiego oraz po prawej stronie paska logowania. Po zalogowaniu się użytkownika system wyświetla linki umożliwiające przejście do profilu użytkownika oraz skrzynki podawczej.

Menu górne
Znajduje się w środkowej części serwisu. Menu jest podzielone na grupy tematyczne zawierające działy. Nawigacja polega na kliknięciu w wybrany dział z grupy tematycznej, co spowoduje pojawienie się w oknie stron konkretnych danych powiązanych z działem lub najechanie kursorem myszy na wybraną pozycję po chwili system rozwinie menu z dostępnymi opcjami. Zawartość menu

Główna – strona główna e-Urzędu

Usługi – umożliwia przejście do spisu jednostek, mapy jednostek oraz usług elektronicznych

Moja skrzynka – Elektroniczna skrzynka podawacza zawiera folder robocze, odebrane, wysłane, kosz, płatności , powiadomienia.

Pomoc – w tym dziale znajduje się instrukcja użytkownika, regulamin, formularz kontaktowy oraz wersja systemu.

2. Elektroniczna Skrzynka Podawcza

2.1. Rejestracja skrzynki, utworzenie konta interesanta w systemie e-Urząd

Zanim po raz pierwszy zalogujemy się do portalu należy utworzyć konto w serwisie, czyli zarejestrować się. W tym celu należy kliknąć na napis Zarejestruj się znajdujący się poniżej panelu logowania w prawy górnym rogu ekranu. Jeśli posiadasz już swoje konto w serwisie, możesz pominąć opis rejestracji i przejść do etapu logowania.

Procedura rejestracji nowego użytkownika sprowadza się do wypełnienia prawidłowo wymaganych pól formularza rejestracyjnego i akceptacji regulaminu serwisu. Poniżej zostaną opisane ważniejsze sekcje na formularzu.

  1. Informacje dotyczące konta – w bloku poniżej należy wpisać login oraz określić hasło do systemu (pola oznaczone symbolem * są polami wymaganymi):

- nazwa użytkownika – do pola należy wprowadzić nazwę użytkownika pod jaką chcielibyśmy figurować w systemie, nazwa ta będzie wprowadzana podczas logowania do systemu

- hasło – do pola wprowadzamy hasło konieczne, aby zalogować się w systemie, należy utworzyć hasło spełniające wymogi opisane poniżej pola. Wraz z wprowadzaniem kolejnych znaków wskaźnik poniżej będzie nas informował o sile hasła (im większa różnorodność użytych znaków tym hasło cięższe do złamania)

- powtórzenie hasła – potwierdzenie wcześniej wprowadzonego hasła, wprowadzone potwierdzenie musi być zgodne z hasłem

Rysunek 1 – Formularz rejestracyjny – konto

  1. Informacje dotyczące osoby – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o użytkowniku (pola oznaczone symbolem * są polami wymaganymi)

Rysunek 2 – Formularz rejestracyjny – dane osoby

  1. Informacje o adresie zamieszkania – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o adresie zamieszkania użytkownika

Rysunek 3 – Formularz rejestracyjny – adres zamieszkania

  1. Informacje o adresie do korespondencji – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o adresie zameldowania użytkownika ( w przypadku kiedy adres zameldowania nie różni się od adresu zamieszkania można skorzystać z funkcji kopiowania klikając na odnośnik [Skopiuj dane z adresu korespondencyjnego] w nagłówku)

Rysunek 4 – Formularz rejestracyjny – adres zameldowania

  1. Kod zabezpieczający – w systemie zostało zaimplementowane zabezpieczenie typu CAPTCHA, czyli test, pozwalający systemowi na odróżnienie człowieka od automatu. Polega on na wyświetleniu użytkownikowi grafiki, zawierającej celowo zniekształconą (po to, by niemożliwe było jej automatyczne odczytanie - np. przez oprogramowanie OCR) frazę, którą należy przepisać podczas rejestrowania konta

CAPTCHA głosowa – system umożliwia odsłuchanie kodu zabezpieczającego w tym celu należy wybrać przycisk ODTWÓRZ, należy zwrócić uwagę, że nie jest to ten sam kod który znajduje się na obrazku.

Rysunek 5 – Formularz rejestracyjny – kod zabezpieczający

  1. Regulamin – ostatnim krokiem do założenia konta w systemie jest akceptacja regulaminu. Regulamin wyświetli się po kliknięciu na odnośnik Regulamin korzystania z serwisu. Zaznaczenie pola typu checkbox jest równoznaczne z jego akceptacją.

Proces rejestracji konta w systemie kończy się po kliknięciu na przycisk Wyślij znajdującym się pod formularzem. Istnieje możliwość edycji parametrów konta, po wybraniu przycisku konto znajdującego się w górnej części ekranu.

Porada:

2.2. Aktywacja skrzynki

Na adres e-mail podany podczas rejestracji zostanie wysłany link aktywujący konto użytkownika, o czym użytkownik zostanie poinformowany stosownym komunikatem, który pojawi się na ekranie. Użytkownik musi zalogować się do swojej skrzynki pocztowej i kliknąć na nim w ciągu 24 godzin aby aktywować konto, w przeciwnym wypadku link wygaśnie.

Jeżeli polityka bezpieczeństwa urzędu jest bardziej restrykcyjna to do pełnej aktywacji konta w systemie konieczne będzie ręczne odblokowanie konta po weryfikacji osoby przed administratora (niewykluczone, że w takim przypadku przyszły użytkownik będzie musiał stawić się osobiście, aby potwierdzić swoją tożsamość).

2.3. Logowanie do Elektronicznej Skrzynki Podawczej

Po wejściu na stronę e-Urzędu użytkownik posiada możliwość zalogowania się poprzez wpisanie loginu i hasła w odpowiednie pola znajdujące się w górnej części ekranu. Zalogowanie się do systemu daje użytkownikowi dostęp do wszystkich funkcjonalności jakie daje e-Urząd.

Rysunek 6 – Panel szybkiego logowania

Użytkownik zostanie zalogowany do systemu, który wyświetli komunikat powitalnyi udostępni menu.

W przypadku, kiedy użytkownik nie korzysta z szybkiego logowania to przy pierwszej próbie wejścia do podstrony o większych restrykcjach system wymusi na użytkowniku, aby potwierdził swoją tożsamość wykonując procedurę logowania. Rysunek poniżej pokazuje wygląd strony logowania do systemu.

Rysunek 7 – Panel logowania do skrzynki

2.4. Logowanie przez certyfikat

W celu zalogowania się do systemu przez wykorzystanie certyfikatu kwalifikowanego należy wybrać przycisk CERTYFIKAT. Wybór opcji spowoduje wyświetlenie okna Logowanie z użyciem certyfikatu. W tym oknie należy wybrać typ certyfikatu używanego do podpisu za pomocą, którego następować będzie logowanie. Następnie należy wybrać przycisk Podpisz oraz wprowadzić nr pin. Na podstawie nr PESEL system weryfikuje czy użytkownik posiada konto w systemie eUrząd, jeżeli weryfikacja będzie pozytywna interesant zostanie zalogowany, przeciwnym wypadku zostanie wyświetlony komunikat o braku konta użytkownika. Zgodnie z obowiązującym prawem podpis elektroniczny potwierdzony ważnym kwalifikowanym certyfikatem ma taką samą moc prawną jak tradycyjny podpis składany odręcznie. Certyfikaty kwalifikowane umożliwiają podpisywanie listów wysyłanych do organów administracji publicznej. W celu nabycia certyfikatu kwalifikowanego należy wybrać jednego z dostawców podpisów elektronicznych.

Rysunek 8 – Logowanie z użyciem certyfikatu

2.5. Wylogowanie

Hasło wprowadzane podczas logowania pozwala na uwierzytelnienie i uzyskanie autoryzacji na czas trwania pracy w systemie. System nie wymaga w tym czasie aby wprowadzać ponownie login i hasło użytkownika (wyjątkiem jest przekroczenie limitu czasu bezczynności). Z uwagi na wygodę użytkowników czas bezczynności jest dosyć spory ale może to stanowić niebezpieczeństwo jeżeli użytkownika nie będzie przed komputerem. Dlatego zaleca się aby po skończonej pracy lub w przypadku kiedy na dłużej oddalamy się od komputera wylogować się z systemu, co skutecznie uniemożliwia dostęp osobom postronnym.

System posiada mechanizmy limitu czasu bezczynności, okres bezczynności zależy od konfiguracji systemu. Wylogowanie następuje po kliknięciu na przycisku Wyloguj na panelu szybkiego logowania w prawym górnym rogu ekranu.

2.6. Odzyskanie / zmiana hasła

Hasło systemu to hasło używane podczas logowania się do portalu. Można zwiększyć bezpieczeństwo, zmieniając regularnie hasło oraz używając silnego hasła. Po zalogowaniu się należy wybrać z panelu szybkiego logowania opcję Konto, gdzie możemy zmienić swoje informacje osobiste, w tym hasło. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Wyślij.

W przypadku kiedy zapomnimy swojego loginu lub hasła należy wybrać przycisk Zapomniałem hasła. W nowym oknie należy pdać adres e-mail, który został podany przy rejestracji konta oraz przepisać kod zabezpieczający. W kolejnym kroku na podany adres e-mail zostanie wygenerowane nowe hasło, które przy pierwszym logowaniu trzeba będzie zmienić. Poniżej zostały przedstawione etapy odzyskania i zmiany hasła.

Krok 1

Rysunek 9 – Formularz do przypominania hasła

Krok 2

Rysunek 10 – Komunikat informujący

Krok 3

Rysunek 11 – Powiadomienie e-mail o przypomnienie loginu i hasła

Krok 4

Rysunek 12 – Okno logowania w systemie e-Urząd

Krok 5

Rysunek 13 – Utworzenie nowego hasła

Krok 6

Rysunek 14 – Logowanie nowym hasłem

Krok 7

Rysunek 15 – Powiadomienie e-mail

Krok 8

Rysunek 16 – Powitanie zalogowanego użytkownika

2.7. Konto - dane użytkownika

Modyfikacja danych osobowych oraz dodatkowe funkcje takie jak zmiana hasła, złożenie wniosku o certyfikat niekwalifikowany dostępne są po zalogowaniu się do systemu eUrząd. Wszystkie dane dotyczące użytkownika znajdują się pod linkiem Konto. Poniżej znajduje się lista dostępnych funkcji:

  • Zmiana hasła,
  • Podgląd oraz edycja danych osobowych,
  • Podgląd oraz edycja adresu korespondencyjnego,
  • Podgląd oraz edycja adresu stałego,
  • Konfiguracja otrzymywanych powiadomień ,
  • Złożenie wniosku o otrzymanie certyfikatu niekwalifikowanego. (Złożenie wniosku o otrzymanie certyfikatu niekwalifikowanego zostało opisane w rozdziale Certyfikaty)

W celu wykonania zmiany danych należy kliknąć na zakładkę tematyczną poprawić dane w wybranym polu następnie kliknąć przycisk Zapisz zmiany.

Rysunek 17 – Konto użytkownika

Rysunek 18 – Ustawienia wiadomości w profilu użytkownika

2.8. Obsługa skrzynki

Elektroniczna Skrzynka Podawcza jest systemem służącym do przesyłania dokumentów i formularzy elektronicznych do urzędu. Aby w pełni korzystać z systemu konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tylko poprawnie podpisane dokumenty będą rozpatrywane przez urząd.

Skrzynka podzielona jest na kilka sekcji tematycznych:

  • Robocze – do tej sekcji trafiają wszystkie wypełnione formularze oraz załączniki do formularzy oczekujące na wysłanie, po wejściu w szczegóły formularza możliwa jest jego edycja oraz podgląd. Następnie wybieramy jeden ze sposobów wysyłania:

- Z podpisem elektronicznym,

- Bez podpisu.

W przypadku kiedy usługa wymaga złożenia więcej niż jednego dokumentu elektronicznego należy zaznaczyć je i skorzystać z funkcji Wyślij zaznaczone. Po wysłaniu formularza w skrzynce roboczej dalej pozostaje kopia w sytuacji gdyby użytkownik chciał wysłać formularz ponownie. W dolnej części ekranu znajduje się przycisk Wczytaj formularz z dysku który umożliwia pobranie do skrzynki roboczej formularza z pliku xml.

Rysunek 19 – Widok skrzynki roboczej

W szczegółach e-paczki znajduje się informacja o nazwie usługi, należności, nazwie jednostki do której zostanie skierowany formularz oraz data ostatniej modyfikacji. Przycisk Edytuj umożliwia edycje formularza elektronicznego, ten sam formularz można wykorzystać wielokrotnie edytując tylko wybrane pola.

Rysunek 20 – Szczegóły formularza w skrzynce roboczej

  • Odebrane – do tej sekcji trafiać będą wszystkie dokumenty stanowiące odpowiedzi elektroniczne w sprawach, które zostały wszczęte na podstawie formularzy nadesłanych do urzędu. W przypadku wysłania odpowiedzi do interesanta na adres mailowy zostanie wysłane powiadomienie. Nowe nieprzeczytane wiadomości system wytłuszcza grubym drukiem. W celu podglądu wiadomości należy wybrać przycisk Szczegóły, jeżeli chcemy usunąć wiadomość należy wybrać przycisk Usuń, wiadomość zostanie umieszczona w Koszu. Jeżeli przez przypadek usunąłeś wiadomość, po wejściu do kosza dostępny jest przycisk Przywróć.

Rysunek 21 – Widok pisma znajdującego się w sekcji odebrane

W kolejnym etapie należy potwierdzić UPD – Urzędowe Potwierdzenie Doręczenia podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Po wykonaniu tej czynności system udostępni wysłaną przez urząd e-paczkę.

Rysunek 22 – Szczegóły otrzymanego z urzędu pisma

  • Wysłane – do sekcji wysłanych trafiają formularze ostatecznie wysłane do urzędu, dzięki tej liście petent ma wgląd w historię wysyłanych pism. W szczegółach pism użytkownik posiada możliwość pobrania UPO i e-paczki. W skrzynce wysłanych wiadomości pole ID oznacza unikalny numer przesyłki (e-paczki) nazwa - nazwę usługi, dodatkowo w tabeli wyświetlane są informacje o dacie utworzenia przesyłki, dacie wysłania przesyłki oraz dacie odebrania przesyłki przez urząd.

Rysunek 23 – Widok wysłanych przesyłek

Przycisk pobierz umożliwia pobranie e-paczki w formacie zip, pobierz UPO – pozwala pobrać UPO w formacie xml, pokaż UPO – wyświetla zawartość UPO na ekranie monitora, a Weryfikuj podpis wyświetla wynik weryfikacjipodpisu na ekranie monitora.

Rysunek 24 – Szczegóły e-paczki

  • Kosz – tutaj trafiają elementy usunięte z pozostałych sekcji. Z poziomu kartoteki kosza można dokonać kasacji pism wchodzących / wychodzących oraz przywrócić pisma. Przycisk Szczegóły umożliwia podgląd dokumentu.

Rysunek 25 – Kosz

  • Powiadomienia – w przypadku braku pewnych informacji lub niezgodności danych na formularzach urzędnik ma możliwość powiadomić o tym fakcie petenta z pomocą specjalnej wiadomości. Wszystkie nadesłane wiadomości tego typu znajdą się właśnie w tym miejscu.

Rysunek 26 – Lista powiadomień

Rysunek 27 – Podgląd powiadomienia

3. Składanie wniosku w systemie e-Urząd

Załóżmy, że interesant utworzył konto i zalogował się do systemu. Może teraz korzystać z usług oferowanych przez e-Urząd. Poniżej zostaną wymienione i opisane czynności niezbędne do prawidłowego złożenia wniosku.

Ilustracja poniżej przedstawia proces wysyłania formularzy, który jest prowadzony przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą.

1. Mieszkaniec loguje się do Elektronicznej Skrzynki Podawczej następnie wyszukuje urząd i usługę.

2. Wypełnia formularz następnie wybiera formę w której zostaną podpisane i wysłane dokumenty.

3. Skrzynka podawcza wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)

4. Jednostka publiczna otrzymuje powiadomienie o wpłynięciu wniosku na e-Urząd.

Interesant chcąc wypełnić i przesłać wniosek do jednostki musi dysponować zweryfikowanym kontem. Dokument jest podpisywany i wysyłany przez Interesanta. Po tym jak e-paczka trafi do urzędu jej doręczenie zostanie potwierdzone przez urządzenie działające jak elektroniczny stempel, w folderze Wysłane po wejściu w szczegóły e-paczki system umożliwia pobranie pliku tzw. UPO. Po otrzymaniu e-paczki urzędnik weryfikuje podpis oraz przystępuje do czynności kancelaryjnych.

Rysunek 28 – Poglądowy schemat wysyłki formularza do Urzędu

3.1. Krok 1 - Wyszukiwanie usługi i urzędu (jednostki)

Proces wysyłania wniosku drogą elektroniczną należy rozpocząć od zalogowania się do systemu, dostępna jest też opcja wysyłania formularzy bez zalogowania się, w takim przypadku użytkownikowi zakładana jest tymczasowa skrzynka podawcza, której ważność ustala czas sesji i aktywności użytkownika. W następnej kolejności należy wybrać z menu głównego opcję USŁUGI. Po nakierowaniu kursorem myszy na ten element zostaną wyświetlone trzy dodatkowe pozycje, a mianowicie:

  • JEDNOSTKI – kliknięcie na opcję spowoduje przejście do panelu wyboru jednostki w ramach, której dostarczone są usługi będące w spektrum zainteresowania interesanta.

Rysunek 29 – Przykładowa lista jednostek w systemie

Z listy dla wybranej jednostki za pomocą przycisku ROZWIŃ otwieramy listę podległych urzędów wskazanej jednostki.

Rysunek 30 – Urzędy dla wybranej jednostki

  • MAPA JEDNOSTEK – umożliwia wyszukanie na mapie jednostki, podgląd danych kontaktowych oraz przejście do listy usług po kliknięciu nazwy.

Rysunek 31 – Mapa jednostek

  • USŁUGI – kliknięcie na opcję spowoduje przejście bezpośrednio do katalogu usług ostatnio używanej jednostki, jeżeli taka jednostka nie była wybrana system poprosi o jej wskazanie wyświetlając spis jednostek.

Rysunek 32 – Przykładowa lista kategorii oraz usługi dla wybranej kategorii

Katalog usług składa się z kilku części:

  • Listwa zmiany jednostki – w górnej części ekranu nad polem szukaj znajduje się przycisk Zmień wybraną jednostkę. Kliknięcie na przycisk spowoduje przeniesienie do listy wyboru jednostek dzięki czemu można w szybki sposób przełączać się pomiędzy jednostkami lub zmienić jednostkę w przypadku błędnego wyboru.
  • Lista kategorii – wykaz kategorii skupiających usługi o podobnej tematyce świadczone przez urząd. Obok nazwy kategorii w nawiasie wyświetlana jest liczba mówiąca o tym ile usług jest dostępnych w ramach danej kategorii. Po wskazaniu kategorii po prawej stronie ekranu wyświetlone zostaną usługi z nią związane.
  • Lista usług – wyświetlana w kontekście wybranej kategorii lub wprowadzonego wyszukiwania. W nagłówku listy zamieszczona jest nazwa kategorii, opis kategorii dostępny po kliknięciu na ikonę z literą „i” oraz lista wyboru, z której petent może skorzystać w przypadku kiedy do kategorii dopisanych jest wiele usług. Można za jej pomocą określić ile rekordów usług ma być wyświetlanych na raz.
  • Pole wyszukiwania – pozwala na wyszukiwanie usług o zadanej tematyce. Po wpisaniu szukanego kryterium, którym mogą być dowolne wyrazy lub ich części, system wyszukuje usługi posiadające w tytule lub treści opisu wyrazy pasujące do kryteriów. Kategorie usług wyszukanych zostaną wyróżnione dla petenta, a liczba w nawiasie będzie informowała o tym ile usług zostało znalezionych dla danej kategorii. Lista usług będąca wynikiem wyszukiwania zostanie wyświetlona po prawej stronie ekranu z nagłówkiem Wszystkie.

Po wybraniu usługi z katalogu interesant zostanie przeniesiony do strony zawierającej szczegóły usługi w postaci opisów sekcji: Ogólny opis | Wymagane dokumenty | Sposób dostarczania dokumentów | Podstawa prawna | Opłaty | Kontakt (o ile zostały wypełnione). Opisy w poszczególnych sekcjach są redagowane przez pracowników urzędu tak aby były adekwatne do usługi. Petent ma możliwość wydrukowania całkowitego opisu usługi w postaci raportu. Raport zostanie utworzony po kliknięciu na przycisk:

W dolnej części usługi, poniżej opisów znajduje się lista formularzy udostępnionych w ramach wybranej usługi. Mogą się tam znaleźć zarówno formularze elektroniczne, jak i formularze binarne. Pierwsze z nich po wypełnieniu zostaną wysłane do urzędu, drugie pełnią rolę plików informacyjnych, załączników, instrukcji, które petent może pobrać i wydrukować lub ewentualnie załączyć później w procesie tworzenia e-paczki.

Rysunek 33 – Formularz dla usługi

Kolejną czynnością po wybraniu jednego spośród dostępnych formularzy elektronicznych jest uzupełnienie pól formularza informacjami niezbędnymi do realizacji usługi.


Rysunek 34 – Przykładowe pola formularza

Następnie nalleży określić preferowany sposób otrzymania odpowiedzi (wybór z listy) oraz mozna dodać załączniki.

Rysunek 35 – Wskazanie sposobu otrzymania odpowiedzi

Po tej czynności należy wybrać przycisk Dalej , który umożliwi wysyłkę formularza lub powrót do usługi. W trakcie wysłania dostępna jest funkcja Zapisz do pliku xml, która umożliwia zapisanie formularza na dysku komputera następnie wczytanie go do skrzynki roboczej po wybraniu linka Wczytaj formularz z dysku.

Rysunek 36 – Wczytanie formularza z dysku - skrzynka robocza

Rysunek 37 – Okno dialogowe – wysyłka elektronicznego formularza

W przypadku wybrania opcji Przejdź do skrzynki roboczej system umożliwi zapisanie formularza w skrzynce interesanta. Formularz trafi do zakładki Robocze i będzie tam oczekiwał na wysłanie do urzędu. W e-paczce wysyłanej do urzędu może znajdować się więcej niż jeden formularz dlatego można najpierw zgromadzić ich klika, a dopiero później wykonać procedurę wysyłania.

Po wybraniu przycisku Wróć do usługi, interesant może wypełnić kolejne formularze elektroniczne dla tej usługi.

3.2. Krok 2 - Podpisanie i wysłanie dokumentów do urzędu

Opcja Wyślij sam formularz realizuje wysłkę e-paczki do urzędu zawierającą pliki html, xml, oraz xls. Kliknięcie na przycisk wyświetli dostępne formy wysyłki, lista opcji zależna jest od konfiguracji usługi.

Rysunek 38 – Opcje wysyłki formularza do urzędu

Opcja wysyłki Z podpisem elektronicznym spowoduje załadowanie do okna przeglądarki apletu służącego do cyfrowego podpisania dokumentów. W pierwszym etapie należy zaakceptować komunikat dotyczący bezpieczeństwa. Wygląd komunikatu może się różnić w zależności od wersji Javy lub przeglądarki.

Rysunek 39 – Komunikat bezpieczeństwa - JAVA

Następnie zostanie uruchomiony aplet w którym zostanie wyświetlona zawartość e-paczki. Na aplecie konieczne jest wybranie odpowiedniego typu podpisu kwalifikowanego zgodnego z tym, który posiada interesant. Aplet w systemie e-Urząd obsługuje podpisy wydane przez wszystkie centra certyfikacji w Polsce. Wybór typu certyfikatu odbywa się poprzez wskazanie nazwy podpisu na liście wartości. Przycisk podgląd umożliwia podgląd plików znajdujących się na liście do wysłania, należy zaznaczyć plik na liście następnie kliknąć Podgląd. Przycisk Dodaj załącznik umożliwia dodanie załącznika z dysku komputera do e-paczki, funkcja jest przydatna w sytuacji gdy z jakiegoś powodu nie dodaliśmy załączników we wcześniejszym etapie. Przycisk Podpisz podpisem kwalifikowanym doda plik podpisu do e-paczki interesanta. Tak przygotowaną e-paczkę można już wysłać do urzędu korzystając z przycisku Wyślij .

Rysunek 40 – Aplet do podpisywania cyfrowego

Opcja wysyłki Bez podpisu umożliwia wysłanie formularza bez podpisu kwalifikowanego. Opcja dostępna jest dla wybranych usług. Więcej informacji dotyczących wykorzystania opcji wysyłki bez podpisu należy szuklać w opisie usługi lub regilaminie serwisu. Po wybraniu przycisku Bez podpisu system automatycznie przenosi użytkownika do Skrzynki do folderu Wysłane.

3.3. Krok 3 - Szczegóły przesłanych dokumentów

Po tym jak e-paczka trafi do urzędu jej doręczenie zostanie potwierdzone przez urządzenie działające jak elektroniczny stempel. Informacja o doręczeniu wniosku zostanie przesłana do petenta jako powiadomienie. W szczegółach powiadomienia możliwe będzie pobranie pliku tzw. UPO, czyli Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. Jest to równoznaczne z tym, że dokument został złożony i powinien być rozpatrzony w ustawowym terminie. Pracownik jednostki otrzymuje powiadomienie na skrzynkę e-mail. W celu pobrania urzędowego potwierdzenia Odbioru należy przejść do skrzynki do folderu Wysłane, następnie wybrać przycisk Szczegóły.

Przycisk Pobierz umożliwia pobranie e-paczki w formacie zip, Pokaż UPO – wyświetla zawartość UPO na ekranie monitora.

Rysunek 41 – Szczegóły dokumentu

Po stronie Urzędu obsługa formularzy w zakresie wysyłania oraz odbioru odbywa się poprzez Regionalną Elektroniczną Skrzynkę Podawczą lub System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami.

Rysunek 42 – Urzędowe Potwierdzenie Odbioru

3.4. Wysyłanie formularzy z poziomu Skrzynki Roboczej

Po wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku Dalej dokument zostaje umieszony w skrzynce roboczej, w której będzie oczekiwał na wysłanie. Użytkownik może przeglądać wypełniony formularz, dodać załączniki lub zrezygnować z wysyłania i umieścić dokument w koszu. Następnym etapem składania wniosku jest wysłanie paczki do urzędu zawierającej formularze petenta oraz ewentualne pliki załączników. Kliknięcie na przycisk Wyślij pojedynczy plik w przypadku jednego formularza lub Wyślij zaznaczone w przypadku większej liczby rekordów spowoduje uruchomienie procedury wysyłania e-paczki. W zależności od konfiguracji usługi system umożliwia wysłanie wniosku na dwa sposoby: Wysyłka z podpisaniem e-paczki podpisem elektronicznym, wysyłka e-paczki bez podpisu.

Rysunek 43 – Skrzynka robocza, dokument przed wysłaniem

Rysunek 44 – Widok opcji wysyłki z poziomu skrzynki roboczej

Kolejne etapy wysyłki zostały opisane w rozdziale Krok 2 Podpisanie i wysyłanie dokumentów do urzędu oraz Krok 3 Szczegóły przesłanych dokumentów.

baner reklamowy lub informacyjny
Witryna używa plików ciasteczek (cookies) wyłącznie do przechowywania identyfikatora sesji. Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na wykorzystanie ciasteczek prosimy wyłączyć ich obsługę w przeglądarce internetowej.